CHÍNH SÁCH XUẤT HÓA ĐƠN TÀI CHÍNH (VAT)
CHÍNH SÁCH XUẤT HÓA ĐƠN TÀI CHÍNH (VAT)
Chính sách xuất hóa đơn này quy định các nguyên tắc, điều kiện, quy trình và thời hạn phát hành Hóa đơn Giá trị gia tăng điện tử (HĐĐT/VAT) áp dụng cho toàn bộ khách hàng (cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp) mua sắm sản phẩm tại Công Ty TNHH Nội Thất Hoàng Hồng Phát qua website https://noithathoanghongphat.com.
Vì Công Ty TNHH Nội Thất Hoàng Hồng Phát vận hành hoàn toàn theo mô hình bán hàng trực tuyến (không có hệ thống kho bãi trực tiếp hoặc cửa hàng trưng bày), quy trình xử lý chứng từ tài chính được số hóa để bảo đảm tính chính xác của dữ liệu kế toán, nghĩa vụ kê khai thuế với Nhà nước và quyền lợi của khách hàng.
—
1. Nguyên tắc phát hành hóa đơn tài chính
- Công Ty TNHH Nội Thất Hoàng Hồng Phát cam kết phát hành hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp cho 100% các đơn hàng phát sinh giao dịch thành công theo đúng quy định của Luật Quản lý thuế và các thông tư hiện hành của Bộ Tài chính Việt Nam.
- Giá bán hiển thị niêm yết trên website là giá bán chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng (VAT), trừ khi có văn bản ghi chú cụ thể khác tùy danh mục sản phẩm. Thuế suất VAT sẽ được áp dụng theo đúng quy định pháp luật hiện hành cho từng nhóm mặt hàng nội thất văn phòng, nội thất gia đình hoặc hàng nhập khẩu.
- Mọi hóa đơn tài chính đều được phát hành dưới dạng Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế và gửi trực tiếp qua phương thức điện tử (Email hoặc số điện thoại hệ thống) đến khách hàng. Công ty không phát hành hóa đơn giấy.
—
2. Điều kiện và Thời điểm yêu cầu xuất hóa đơn
Để bảo đảm tiến độ kê khai kế toán và tránh sai sót thông tin, quy định về thời điểm cung cấp thông tin xuất hóa đơn được áp dụng nghiêm ngặt:
- Khách hàng có nhu cầu xuất hóa đơn tài chính cho tổ chức/doanh nghiệp phải cung cấp đầy đủ thông tin xuất hóa đơn ngay tại thời điểm chốt đơn hàng và hoàn tất thủ tục đặt cọc/thanh toán (Giai đoạn xác nhận đơn hàng).
- Công Ty TNHH Nội Thất Hoàng Hồng Phát có quyền từ chối tiếp nhận yêu cầu xuất hóa đơn nếu khách hàng thông báo sau khi đơn hàng đã được ký biên bản bàn giao, nghiệm thu thành công quá 24 giờ, hoặc đơn hàng đã bước vào kỳ kê khai thuế nội bộ của tháng/quý phát sinh giao dịch.
—
3. Thông tin bắt buộc khách hàng phải cung cấp
Khách hàng cần cung cấp chính xác tuyệt đối các trường thông tin sau cho bộ phận kế toán thông qua văn bản hoặc tin nhắn điện tử:
- Tên tổ chức/doanh nghiệp: Ghi đúng theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (không viết tắt các cụm từ cốt lõi trừ khi đăng ký chính thức như vậy).
- Mã số thuế (MST): Mã số thuế chính thức đang hoạt động của doanh nghiệp nhận hóa đơn.
- Địa chỉ trụ sở chính: Địa chỉ đăng ký kinh doanh hợp pháp với Cơ quan Thuế.
- Thông tin nhận hóa đơn: Địa chỉ Email chính thức của bộ phận kế toán doanh nghiệp hoặc số điện thoại nhận link tra cứu hóa đơn điện tử.
Lưu ý trách nhiệm: Khách hàng chịu hoàn toàn trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin đã cung cấp. Công Ty TNHH Nội Thất Hoàng Hồng Phát không chịu trách nhiệm xử lý lại hoặc bồi thường đối với các trường hợp hóa đơn bị phát hành sai thông tin do khách hàng cung cấp sai lệch.
—
4. Quy trình 3 bước xử lý và Thời hạn phát hành
Quy trình xuất hóa đơn điện tử từ xa được thực hiện theo các bước kế toán chuẩn hóa:
- Bước 1: Tiếp nhận và Đối soát. Bộ phận kế toán tiếp nhận thông tin đơn hàng và thông tin thuế do khách hàng cung cấp, tiến hành kiểm tra trạng thái hoạt động của mã số thuế trên cổng thông tin Tổng cục Thuế.
- Bước 2: Phát hành hóa đơn. Sau khi đơn hàng được giao nhận thành công và khách hàng đã hoàn tất 100% nghĩa vụ thanh toán công nợ theo đúng Chính sách thanh toán, kế toán tiến hành xuất hóa đơn trên phần mềm HĐĐT chính thức của công ty.
- Bước 3: Bàn giao chứng từ điện tử. Hệ thống tự động gửi file hóa đơn định dạng (.pdf) và file dữ liệu (.xml) gốc kèm đường link tra cứu trực tiếp về Email hoặc số điện thoại của khách hàng đã đăng ký.
Thời hạn phát hành: Hóa đơn điện tử sẽ được phát hành và gửi đến khách hàng trong vòng từ 02 đến 03 ngày làm việc kể từ thời điểm đơn hàng hoàn tất giao nhận physical và đối soát xong dòng tiền chuyển khoản báo Có của doanh nghiệp.
—
5. Quy trình xử lý sai sót đối với hóa đơn đã phát hành
Trong trường hợp phát hiện có sai sót sau khi hóa đơn đã được ký số và gửi đi, quy trình điều chỉnh được thực hiện theo quy định của cơ quan Thuế:
- Sai sót do lỗi của Doanh nghiệp: Nếu bộ phận kế toán của công ty nhập sai thông tin so với văn bản khách hàng đã cung cấp trước đó, công ty có trách nhiệm thực hiện thủ tục hủy bỏ/thay thế hoặc điều chỉnh hóa đơn mới theo đúng luật thuế hiện hành và chịu mọi chi phí phát sinh liên quan.
- Sai sót do lỗi của Khách hàng: Nếu thông tin sai lệch do khách hàng cung cấp sai từ đầu, hai bên sẽ lập biên bản thỏa thuận sai sót bằng văn bản điện tử. Kế toán công ty sẽ hỗ trợ xuất hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy trình quy định của Cơ quan Thuế, thời gian xử lý phụ thuộc vào kỳ báo cáo thuế hiện tại.
—
6. Thông tin doanh nghiệp và Đầu mối liên hệ Kế toán
Mọi thắc mắc, yêu cầu cung cấp lại link tra cứu hóa đơn hoặc xử lý sai sót chứng từ tài chính, quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp bộ phận kế toán doanh nghiệp:
- Tên công ty: CÔNG TY TNHH NỘI THẤT HOÀNG HỒNG PHÁT
- Mã Số Thuế: 0315 637 642
- Địa chỉ văn phòng đại diện (Không trưng bày hàng hóa): 60/8b Xã Bà Điểm, Huyện Hóc Môn, TP.HCM
- Số điện thoại hỗ trợ: 090 695 6292
- Website: https://noithathoanghongphat.com“>https://noithathoanghongphat.com
- Thời gian làm việc của bộ phận kế toán: Từ 08h00 đến 17h00 các ngày từ Thứ Hai đến Thứ Bảy (trừ Chủ nhật và các ngày Lễ, Tết theo quy định).
—
7. Hiệu lực chính sách
Chính sách xuất hóa đơn tài chính này có hiệu lực kể từ ngày đăng tải công khai trên website. Công Ty TNHH Nội Thất Hoàng Hồng Phát giữ quyền sửa đổi, điều chỉnh các quy định trong văn bản này nhằm bảo đảm luôn cập nhật kịp thời và tuân thủ tuyệt đối theo các thay đổi mới nhất của Luật Thuế và Luật Kế toán Việt Nam.
